gelola bisnis bukan cuma soal bagaimana membuat produk yang enak atau mendatangkan pelanggan sebanyak-banyaknya. Ada satu pekerjaan di belakang layar yang sering dianggap sepele, padahal pengaruhnya cukup besar terhadap kesehatan bisnis, yaitu mengelola persediaan barang.
Mulai dari beras, minyak goreng, daging, sayuran, susu, sirup, kopi, saus, bumbu dapur, sampai kemasan untuk makanan takeaway. Semuanya harus dicatat dan dikontrol dengan baik.
Masalahnya, jumlah barang yang tercatat di sistem belum tentu sama dengan jumlah barang yang benar-benar ada di gudang. Misalnya, dalam catatan masih ada 20 kilogram gula. Setelah dicek langsung, ternyata hanya tersisa 17 kilogram.
Lalu, ke mana 3 kilogram sisanya?
Bisa saja karena ada transaksi yang belum dicatat, penggunaan bahan yang tidak sesuai standar, barang rusak, bahan yang terbuang, atau bahkan terjadi kehilangan.
Di sinilah stock opname menjadi penting.
Stock opname adalah proses menghitung jumlah persediaan secara fisik, kemudian mencocokkannya dengan data yang tercatat dalam pembukuan atau sistem persediaan. Dengan melakukan stock opname secara rutin, pemilik restoran bisa mengetahui kondisi stok yang sebenarnya.
Namun, melakukan stock opname juga tidak bisa asal menghitung. Kalau prosesnya berantakan, hasilnya justru bisa membingungkan. Lantas, bagaimana cara melakukan stock opname yang efektif?
1. Tentukan Jadwal Stock Opname Secara Rutin
Tips stock opname yang efektif pertama adalah menentukan jadwal secara rutin.
Jangan melakukan stock opname hanya ketika merasa stok sedang bermasalah. Sebab, kalau menunggu sampai masalah muncul, biasanya akan lebih sulit mengetahui kapan selisih tersebut mulai terjadi.
Untuk restoran, frekuensi stock opname bisa disesuaikan dengan jenis barang dan tingkat perputarannya.
Bahan baku yang cepat habis seperti daging, sayuran, susu, telur, kopi, dan bahan minuman tertentu bisa diperiksa lebih sering. Sementara barang yang perputarannya lebih lambat dapat diperiksa dalam periode yang lebih panjang.
Yang paling penting adalah konsisten.
Misalnya, restoran menetapkan stock opname setiap akhir bulan. Maka jadwal tersebut harus menjadi bagian dari prosedur operasional, bukan pekerjaan tambahan yang dilakukan kalau sedang sempat.
Dengan jadwal yang konsisten, data stok dari bulan ke bulan juga menjadi lebih mudah dibandingkan.
2. Kelompokkan Barang Sebelum Dihitung
Gudang biasanya memiliki jenis barang yang sangat banyak. Kalau semuanya langsung dihitung tanpa pengelompokan, proses stock opname bisa menjadi cukup melelahkan dan rawan kesalahan. Karena itu, sebaiknya barang dikelompokkan terlebih dahulu.
Misalnya:
- Bahan baku makanan
- Bahan baku minuman
- Bumbu dan bahan pendukung
- Barang kemasan
- Barang setengah jadi
- Produk jadi
- Peralatan dan inventaris
Pengelompokan ini membuat proses penghitungan menjadi lebih terstruktur. Selain itu, barang yang memiliki karakteristik berbeda juga bisa mendapatkan perlakuan yang berbeda.
Daging, misalnya, lebih tepat dihitung berdasarkan kilogram. Telur berdasarkan butir. Minyak bisa menggunakan liter. Sementara kemasan seperti cup, sedotan, atau paper bag dapat dihitung berdasarkan unit.
Jangan sampai satu barang dicatat dalam satuan yang berbeda-beda karena bisa membuat data persediaan menjadi kacau.
3. Gunakan Satuan yang Konsisten
Masih berkaitan dengan poin sebelumnya, penggunaan satuan yang konsisten merupakan bagian penting dalam stock opname.
Bayangkan sistem mencatat kopi sebanyak 5 kilogram, tetapi di gudang sebagian kopi sudah dibuka dan dicatat sebagai 3 bungkus.
Kalau tidak ada standar konversi, akan sulit menentukan apakah stok sebenarnya sesuai atau tidak.
Karena itu, restoran sebaiknya menetapkan satuan standar untuk setiap barang.
Contohnya:
Kopi: kilogram
Susu: liter
Telur: butir
Gula: kilogram
Cup: pcs
Sirup: botol atau liter
Kalau memang ada beberapa satuan yang digunakan dalam operasional, buatlah aturan konversinya.
Misalnya 1 karton berisi 24 cup. Dengan begitu, ketika stok fisik dihitung dalam pcs sementara pembelian tercatat dalam karton, data masih bisa dibandingkan dengan benar.
4. Pisahkan Barang yang Rusak atau Kedaluwarsa
Saat melakukan stock opname, jangan hanya menghitung jumlah barang.
Perhatikan juga kondisinya.
Ini penting terutama untuk bisnis restoran karena banyak bahan baku memiliki masa simpan yang terbatas.
Misalnya secara sistem terdapat 50 botol saus. Setelah dihitung secara fisik memang ada 50 botol. Tetapi ternyata 5 botol sudah rusak atau kedaluwarsa.
Kalau semuanya tetap dianggap sebagai stok yang bisa digunakan, data persediaan memang terlihat benar secara jumlah, tetapi sebenarnya menyesatkan secara operasional.
Karena itu, pisahkan stok menjadi beberapa kategori, misalnya:
- Stok layak digunakan
- Stok rusak
- Stok kedaluwarsa
- Stok yang mendekati kedaluwarsa
Dengan begitu, pemilik restoran tidak hanya mengetahui berapa banyak stok yang dimiliki, tetapi juga berapa banyak stok yang benar-benar bisa digunakan.
5. Hindari Transaksi Saat Stock Opname Berlangsung
Salah satu hal yang sering membuat stock opname menjadi kacau adalah transaksi barang tetap berjalan ketika proses penghitungan dilakukan.
Bayangkan pagi hari stok gula dihitung sebanyak 10 kilogram.
Kemudian dapur mengambil 2 kilogram untuk produksi.
Sementara itu, sistem belum mencatat pengambilan tersebut.
Ketika dilakukan pengecekan ulang, jumlah fisiknya tinggal 8 kilogram. Akhirnya muncul selisih yang sebenarnya bukan karena kehilangan, tetapi karena adanya aktivitas operasional.
Idealnya, restoran menentukan waktu tertentu untuk melakukan stock opname ketika aktivitas keluar-masuk barang dapat dihentikan sementara.
Kalaupun tidak memungkinkan, seluruh transaksi selama proses stock opname harus dicatat secara khusus agar dapat diperhitungkan saat rekonsiliasi.
6. Gunakan Dua Orang untuk Melakukan Penghitungan
Stock opname sebaiknya tidak hanya dilakukan oleh satu orang, terutama untuk restoran dengan jumlah persediaan yang cukup banyak.
Setidaknya, ada satu orang yang melakukan penghitungan dan satu orang lain yang melakukan pengecekan atau pencatatan.
Mengapa?
Karena manusia bisa salah menghitung.
Barang yang tertumpuk, kemasan yang mirip, atau kondisi gudang yang kurang rapi dapat membuat seseorang salah memasukkan angka.
Dengan sistem dua orang, hasil penghitungan bisa langsung diverifikasi.
Bahkan untuk barang dengan nilai tinggi atau tingkat kehilangan yang cukup besar, proses pemeriksaan bisa dibuat lebih ketat.
Tujuannya bukan untuk mencurigai karyawan, tetapi untuk menciptakan sistem kontrol yang sehat.
7. Cocokkan Stok Fisik dengan Data Sistem
Setelah seluruh barang selesai dihitung, langkah berikutnya adalah melakukan rekonsiliasi.
Bandingkan jumlah fisik dengan jumlah yang tercatat dalam sistem.
Contohnya:
Stok sistem: 100 botol
Stok fisik: 96 botol
Selisih: -4 botol
Jangan berhenti hanya dengan mencatat angka tersebut.
Cari tahu penyebabnya.
Apakah ada barang yang digunakan tetapi belum dicatat atau ada barang rusak? Apakah kesalahan input atau terjadi kesalahan saat penerimaan barang atau memang terdapat indikasi kehilangan?
Inilah salah satu manfaat terbesar dari stock opname. Selisih stok bukan sekadar angka merah di laporan, tetapi bisa menjadi petunjuk adanya masalah dalam proses operasional restoran.
8. Cari Penyebab Selisih, Bukan Sekadar Mengoreksi Angka
Ini bagian yang sering dilewatkan. Ketika stok fisik berbeda dengan sistem, sebagian orang mungkin langsung melakukan penyesuaian agar jumlahnya sama.
Misalnya sistem menunjukkan 100 kg, tetapi stok fisik hanya 95 kg. Kemudian sistem langsung dikurangi menjadi 95 kg. Secara angka memang sudah sama. Tapi masalah sebenarnya belum selesai. Lima kilogram tersebut tetap hilang.
Karena itu, setiap selisih yang material sebaiknya dianalisis penyebabnya. Catat apakah selisih berasal dari kesalahan pencatatan, barang rusak, penggunaan berlebih, waste, kesalahan penerimaan, atau faktor lainnya.
Dari sini, pemilik restoran bisa melakukan evaluasi terhadap prosedur kerja.
9. Rapikan Gudang Sebelum Stock Opname
Gudang yang berantakan akan membuat stock opname menjadi lebih lama dan meningkatkan risiko kesalahan. Sebelum penghitungan dimulai, usahakan barang sudah dikelompokkan dan ditempatkan pada lokasi yang jelas.
Barang yang sama sebaiknya tidak tersebar di banyak tempat tanpa alasan. Selain mempermudah stock opname, gudang yang rapi juga membantu karyawan menemukan barang lebih cepat.
Untuk bahan makanan, prinsip seperti FIFO (First In, First Out) juga dapat membantu mengurangi risiko bahan lama tertinggal hingga akhirnya rusak atau kedaluwarsa.
Dengan kata lain, stock opname bukan hanya waktu untuk menghitung barang. Ini juga bisa menjadi momentum untuk mengevaluasi kerapian gudang.
10. Gunakan Aplikasi POS
Cara praktis lainnya untuk memudahkan perhitungan persediaan barang, dapat juga dilakukan dengan bantuan software POS. Jika Anda menggunakan sebuah Aplikasi POS, proses stock opname akan terasa lebih efektif dan praktis.
Demikian artikel Rekap POS mengenai beberapa tips melakukan stock opname yang efektif dalam sebuah bisnis restoran.
Semoga bermanfaat.